La présente politique explique quelles données personnelles Kaaly traite, pourquoi, avec qui elles sont partagées et quels sont vos droits. Elle s'applique au site www.kaaly.ch, à l'espace client et aux pages de réservation publiées par nos clients.
Qui sommes-nous
Kaaly est un service de prise de rendez-vous en ligne édité par Mermio Sàrl, Rue de la Tour-de-l'Ile 4, 1204 Genève, Suisse (ci-après « nous »).
Pour toute question relative à vos données : support@kaaly.ch.
Nous traitons les données conformément à la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et, lorsqu'il s'applique, au règlement général sur la protection des données de l'Union européenne (RGPD).
Deux rôles différents
Responsable du traitement : pour les données de nos clients (les professionnels qui utilisent Kaaly) et des visiteurs du site www.kaaly.ch.
Sous-traitant : pour les données des personnes qui prennent rendez-vous sur la page de réservation d'un professionnel. Le professionnel reste responsable de ces données ; nous les traitons uniquement pour son compte et selon ses instructions. Pour exercer vos droits sur un rendez-vous, adressez-vous d'abord au professionnel concerné.
Données que nous traitons
Clients de Kaaly
Données de compte : nom, adresse e-mail, mot de passe (stocké chiffré), langue.
Données de facturation : formule souscrite, historique des paiements et factures. Les données de carte bancaire sont saisies et conservées par notre prestataire de paiement, jamais par nous.
Paramètres du service : motifs de rendez-vous, horaires, absences, page de réservation, domaine personnalisé.
Connexion à votre agenda : identifiants CalDAV Infomaniak (conservés chiffrés) ou autorisation d'accès à Google Agenda, selon le fournisseur choisi.
Données de sécurité : adresse IP et date des connexions, des tentatives de connexion échouées et des inscriptions.
Personnes qui prennent rendez-vous
Nom, adresse e-mail, numéro de téléphone (facultatif) et message éventuel.
Date, heure, motif et type du rendez-vous (visioconférence ou téléphone), lien de la salle de visioconférence.
Visiteurs du site
Statistiques de fréquentation (pages vues, provenance, type d'appareil), voir « Cookies et statistiques ».
Pourquoi nous les traitons
Fournir le service : créer et gérer votre compte, publier votre page de réservation, enregistrer les rendez-vous, les inscrire dans votre agenda, créer les salles de visioconférence et envoyer les e-mails de confirmation.
Facturer les abonnements et respecter nos obligations comptables.
Assurer la sécurité du service : détecter les connexions suspectes et les abus.
Vous informer des évolutions importantes du service.
Mesurer la fréquentation du site pour l'améliorer.
Nous ne vendons pas vos données et ne les utilisons pas à des fins publicitaires.
Prestataires et sous-traitants
Nous faisons appel aux prestataires suivants, chacun limité à ce qui est nécessaire à sa mission :
Infomaniak Network SA (Suisse) : hébergement du site et des données, envoi des e-mails de service ; agenda CalDAV et visioconférence kMeet pour les clients qui les utilisent.
Google (États-Unis / Irlande) : Google Agenda et Google Meet, uniquement pour les clients qui relient leur compte Google Workspace, ainsi que la connexion avec un compte Google si vous la choisissez.
Stripe (Irlande / États-Unis) : encaissement des paiements.
Discord (États-Unis) : notifications internes de sécurité et d'activité (inscriptions, connexions), qui peuvent contenir l'adresse e-mail et l'adresse IP concernées.
Transferts à l'étranger
Les données sont hébergées en Suisse. Certains prestataires cités ci-dessus sont établis aux États-Unis ou dans l'Union européenne. Ces transferts reposent sur une décision d'adéquation du Conseil fédéral (notamment le Swiss-U.S. Data Privacy Framework pour les entreprises certifiées) ou sur des clauses contractuelles types.
Cookies et statistiques
Le site utilise des cookies nécessaires à son fonctionnement (session, sécurité, mémorisation de votre choix sur les cookies). La fréquentation est mesurée avec Matomo, hébergé sur nos propres serveurs : les statistiques ne sont partagées avec aucun tiers. Vous pouvez refuser les cookies non nécessaires depuis le bandeau affiché lors de votre première visite.
Durée de conservation
Données de compte et paramètres : pendant toute la durée de l'abonnement, puis supprimées à la clôture du compte, sous réserve des points suivants.
Rendez-vous : conservés tant que le compte du professionnel existe, ou jusqu'à ce qu'il les supprime.
Pièces comptables (factures, paiements) : dix ans, conformément au Code des obligations.
Journaux techniques et de sécurité : 30 jours.
Sécurité
Les échanges sont chiffrés (HTTPS), les mots de passe et identifiants d'agenda sont stockés chiffrés, et l'accès aux données est limité aux personnes qui en ont besoin pour assurer le service.
Vos droits
Vous pouvez à tout moment demander l'accès à vos données, leur rectification, leur suppression, leur remise dans un format courant, ou vous opposer à un traitement. Écrivez-nous à support@kaaly.ch ; nous répondons dans un délai de 30 jours. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), ou l'autorité de protection des données de votre pays de résidence dans l'Union européenne.
Modifications
Nous pouvons adapter cette politique pour refléter l'évolution du service ou de la loi. La date de dernière mise à jour figure en bas de cette page ; en cas de changement important, nos clients en sont informés par e-mail.